نظام إدارة الاجتماعات
يجمع نظام إدارة الاجتماعات من Nova Era جميع مراحل الاجتماع—من التخطيط والدعوة، إلى توثيق القرارات ومتابعة التنفيذ—ضمن مسار واضح وقابل للتتبع والتقارير.
وبذلك يتيح لك تنظيم الاجتماعات وإدارتها بكفاءة من خلال:
- منع التعارضات الزمنية
- إدارة قاعات الاجتماعات
- إرسال الإشعارات بدقة
- متابعة التنفيذ بشكل منظم
تقييم مسار النمو الخاص بكم
إذا كنتم ترغبون، قبل الإنفاق، في معرفة أي مسار يؤدي فعلاً إلى نموكم، فلنبدأ الحوار من خلال تقييم استراتيجي.
أتمتة أخرى
التعرف على نظام إدارة الاجتماعات
نظام إدارة الاجتماعات هو بوابة مؤسسية لإدارة دورة حياة الاجتماعات بشكل كامل:
- قبل الاجتماع: الحجز، الدعوة، التذكير، التحضير
- أثناء الاجتماع: عرض جدول الأعمال، وتسجيل المحاضر والقرارات
- بعد الاجتماع: متابعة تنفيذ القرارات، البحث المتقدم، والتقارير الإدارية
يساعد هذا النظام على تحويل الاجتماعات من «مضيعة للوقت» إلى عملية منظمة تدعم:
- اتخاذ القرار
- وضوح المسؤوليات
- التنفيذ الدقيق
وذلك دون تعارضات زمنية، ودون تكرار غير ضروري، مع إمكانية التكامل مع Outlook / Exchange و Active Directory.
إمكانيات نظام إدارة الاجتماعات المؤسسي
قبل انعقاد الاجتماع
- تسجيل الاجتماعات بأنواع مختلفة (داخلية، خارجية، عبر الإنترنت، عاجلة…)
- إدخال البيانات الأساسية للاجتماع: العنوان، الوقت، المكان، الرئيس/المقرر، الحضور، جدول الأعمال
- الكشف عن التعارضات الزمنية بين القاعات والمشاركين
- عرض تقويم الاجتماعات (يومي / أسبوعي / شهري) مع إمكانية الحجز وفق تقويم القاعات
- إرسال الدعوات والتذكيرات للمشاركين (بريد إلكتروني / رسائل نصية)
- إشعارات تلقائية عند إلغاء الاجتماع أو تعديل الوقت أو المكان أو المشاركين
- تعريف الأدوار ومستويات الصلاحيات (الرئيس، المقرر، المشاركون) مع إمكانية دعوة أطراف خارجية
- تحديد حصص استخدام قاعات الاجتماعات لكل وحدة (حسب سياسة المؤسسة)
- مزامنة الاجتماعات مع Outlook و Exchange
أثناء الاجتماع
- تسجيل القرارات مع تحديد المسؤول عن التنفيذ، والموعد النهائي، والمسؤول عن المتابعة لكل قرار
- تسجيل الحضور والغياب
- عرض جدول الأعمال أثناء الاجتماع
- توثيق مجريات الاجتماع (محضر الاجتماع) وتسجيل القرارات
بعد الاجتماع
- تسجيل القرارات مع تحديد المسؤول عن التنفيذ، والموعد النهائي، والمسؤول عن المتابعة لكل قرار
- تسجيل الحضور والغياب
- عرض جدول الأعمال أثناء الاجتماع
- توثيق مجريات الاجتماع (محضر الاجتماع) وتسجيل القرارات