نظام إدارة المستندات
المستندات لا تكتسب قيمتها إلا عندما تكون متاحة، قابلة للتحكم، ويمكن الاعتماد عليها.
يساعد نظام إدارة المستندات من Nova Era مؤسستك على تحويل المستندات من حالة التشتت والمخاطر إلى نظام مركزي منظم يشمل التخزين، إدارة الإصدارات، سير العمل، الأمان، والتحكم في الوصول.
تقييم مسار النمو الخاص بكم
إذا كنتم ترغبون، قبل الإنفاق، في معرفة أي مسار يؤدي فعلاً إلى نموكم، فلنبدأ الحوار من خلال تقييم استراتيجي.
أتمتة أخرى
التعرّف على نظام إدارة المستندات المؤسسي
نظام إدارة المستندات (DMS) هو حل مؤسسي متكامل لإدارة دورة حياة المستندات بالكامل؛ بدءاً من التخزين والتصنيف، مروراً بإدارة الإصدارات وسير العمل، وصولاً إلى البحث، التحكم في الوصول، والأرشفة.
يساعد هذا النظام على:
- حفظ المستندات ضمن هيكل منظم وآمن وقابل للتتبع
- جعل عمليات المراجعة والاعتماد واضحة وشفافة
- تمكين المستخدمين المخوّلين من الوصول بسهولة إلى النسخة الصحيحة من كل مستند
والنتيجة:
تقليل الأخطاء، الحد من التكرار، رفع مستوى أمان المعلومات، وتحويل المستندات إلى أصل يمكن الاعتماد عليه داخل المؤسسة.
ميزات نظام إدارة المستندات (DMS)
إدارة المستندات والتخزين والإصدارات
- تخزين، تصنيف، إدارة الإصدارات ومشاركة المستندات ضمن بيئة مركزية
- تخصيص مساحات مستقلة لوحدات المؤسسة أو فرق العمل دون قيود
- رفع المستندات بشكل فردي أو جماعي
- دعم الرفع عبر السحب والإفلات (Drag & Drop)
- رفع كميات كبيرة من الملفات عبر مستكشف ويندوز (Windows Explorer)
- دعم تخزين صيغ متعددة مثل Microsoft Office وPDF والرسومات وغيرها
- مشاركة المستندات بطريقة سهلة وقابلة للتحكم
- تعريف عدد غير محدود من الوسوم (Tags) بأنواع مختلفة (نص، تاريخ، رقم، عملة…)
- تصنيف المستندات من عادي إلى سري
- تجميع عدة مستندات ضمن ملف أو تصنيف فرعي
- تخصيص طريقة عرض قوائم المستندات
- تصنيف، تصفية، وترتيب المستندات بشكل عام أو حسب إعدادات المستخدم
- إضافة ملاحظات على المستندات
- عرض ملفات Office عبر المتصفح دون الحاجة لتثبيت برامج
- تعريف دورة حياة المستند من الإنشاء حتى الأرشفة أو الحذف
- نظام متقدم لإدارة الإصدارات (Versioning)
- تسجيل الإصدارات الرئيسية (Major) والفرعية (Minor)
- استعادة الإصدارات السابقة (Restore) عند الخطأ أو النشر غير المكتمل
- عرض سجل كامل للتغييرات (ما الذي تغيّر، من قام به، ومتى)
- مقارنة الإصدارات المختلفة مع إظهار الفروقات بالتفصيل
- متابعة المستندات (Follow) للحصول على التحديثات
- إشعارات التغييرات عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية
- تقييد أنواع وصيغ الملفات المسموح برفعها
- تسجيل حالات المستندات المؤرشفة (مثل الحجز أو الإعارة)
- تعريف “ملفات تجميع” (Binders) لتجميع مستندات ذات وسوم مشتركة وتجنب التكرار
- تصنيف المستخدمين حسب الدور، القسم، وغيرها
- تعريف سياسات توزيع الإصدارات
- نظام تسمية وترميز تلقائي للمستندات وفق نماذج محددة
- صندوق وارد إلكتروني لمتابعة التحديثات والمراجعات والاعتمادات
- تطبيق سياسات معلوماتية على المستندات
- تعريف أنواع محتوى (Content Types) لربط كل نوع مستند بمجموعة وسوم خاصة
- تخصيص معرف فريد لكل مستند
- إمكانية تقييم المستندات
- إنشاء ملصقات (Labels) وباركود للمستندات
سير عمل المستندات
- تصميم مسارات عمل لاعتماد ومراجعة المستندات
- تعريف مسارات عمل جاهزة (مثل طلب طباعة، طلب تعديل…)
- إنشاء مسارات عمل ديناميكية بسرعة عند الحاجة
- تتبع مراحل سير العمل للمستخدمين المخوّلين
- تعديل سير العمل بسهولة عند الحاجة
- إرسال المستندات لمراحل مختلفة (مراجعة، تعليق، اعتماد، نشر…)
البحث واسترجاع المستندات
- البحث حسب تاريخ الإنشاء أو التعديل ضمن نطاقات زمنية
- البحث حسب المستخدم المنشئ أو المعدّل
- البحث في المستندات التي تم تعديلها مؤخراً
- عرض صور مصغّرة للمستندات ضمن نتائج البحث
- تحديد صلاحيات الوصول (قراءة، تعديل، حذف)
- مقارنة المستندات
- أتمتة تدفقات العمل
- استعادة المستندات المحذوفة على مستويين (الموقع ومجموعة المواقع)
- البحث عبر جميع الوسوم المعرفة
- تعريف دفاتر تسجيل وأنماط ترقيم للمستندات
- اعتماد، رفض، ونشر المستندات من قبل المستخدمين المخوّلين
- أرشفة مستندات الموظفين مباشرة من داخل نظام الموارد البشرية
التكامل والتفاعل
- العمل على المستندات عبر Windows Explorer ضمن بيئة مألوفة
- التكامل مع Microsoft OneDrive لتسهيل الوصول
- التكامل مع Microsoft Skype for Business
- عرض المستندات عبر Microsoft Outlook
- التكامل مع نظام البريد الإلكتروني
- التكامل مع نظام الرسائل النصية
- قابلية التكامل مستقبلاً مع أنظمة أخرى مثل إدارة المشاريع والاجتماعات والمهام
- الربط مع قواعد بيانات متعددة لاختيار الوسوم المطلوبة
التقارير
- إعداد تقارير متنوعة حسب احتياجات الإدارة
- تقارير قائمة على المستندات والكلمات المفتاحية والوسوم المرتبطة بها