نظام إدارة المهام
المهمة لا تُدار فعلياً إلا عندما تكون قابلة للمتابعة، قابلة للقياس، وواضحة بالكامل.
يساعد نظام إدارة المهام من Nova Era على تنظيم إسناد الأعمال، متابعة التنفيذ، تسجيل الإجراءات، ضبط الوقت، وتقييم الأداء ضمن لوحة مركزية موثوقة.
تقييم مسار النمو الخاص بكم
إذا كنتم ترغبون، قبل الإنفاق، في معرفة أي مسار يؤدي فعلاً إلى نموكم، فلنبدأ الحوار من خلال تقييم استراتيجي.
أتمتة أخرى
التعرّف على نظام إدارة المهام (Task Manager)
نظام إدارة المهام هو حل مؤسسي لإدارة تعريف، إسناد، متابعة وتقييم المهام على مستوى الأفراد، الفرق، والإدارة.
يقوم هذا النظام بتحويل المهام من حالة التشتت والاعتماد على الرسائل أو المكالمات أو المتابعة الشفهية، إلى تدفق عمل واضح وقابل للتتبع، يشمل:
- تسجيل المهام
- تحديد المسؤولين
- متابعة التنفيذ
- تسجيل الإجراءات
- التحكم في التأخير
- الاعتماد النهائي
- إعداد التقارير وتحليل الأداء
والنتيجة:
تقليل هدر الوقت، رفع مستوى المساءلة، وتوفير رؤية إدارية أدق لسير العمل.
ميزات نظام إدارة المهام المؤسسي
إدارة المهام ومتابعتها
- إنشاء مهام تتضمن: العنوان، المنفّذ، الوصف، موعد التنفيذ، المتابعين، والوسوم
- احتساب التأخير في إنجاز المهام
- تسجيل الإجراءات المرتبطة بكل مهمة وتحديث حالتها
- تسجيل تاريخ التسليم النهائي تلقائياً
- اعتماد إنجاز المهمة من قبل الجهة المُسندة
- تصفية المهام المسندة إليّ حسب الحالة
- تقسيم المهمة إلى مهام فرعية
- عرض المهام على التقويم
- تسجيل الجهد (ساعات العمل) لكل مهمة
- تقييم المهام المكتملة من قبل المُسند لأغراض تقييم الأداء الدوري
الإشعارات والتنسيق
- إشعارات عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية للمنفّذ عند إسناد المهمة، وللمُسند عند الحاجة للاعتماد
- إشعارات للمتابعين عند إنشاء المهمة، وللمنفّذ عند اعتمادها أو رفضها
- تذكيرات تلقائية لتحديث حالة المهام وتسجيل الإجراءات
- إدارة مركزية لجميع المهام ضمن لوحة واحدة (مهام المشاريع، مخرجات الاجتماعات، المهام الإدارية)
- تكامل مع نظام إدارة الاجتماعات لمتابعة مخرجات الاجتماعات
الوصول، البحث والتوثيق
- التحكم في الصلاحيات ومستويات الوصول
- فلاتر وبحث متقدم
- عرض سجل المهام بالكامل
- إرفاق ملفات بالمهمة وبالإجراءات المرتبطة بها
- إدارة أولوية المهام بنقرة واحدة
- عرض المهام بصيغ مختلفة مثل: لوحة كانبان، قائمة، وتقويم
التكامل والتخصيص
- تكامل مع Microsoft Office
- تكامل مع Power BI لإنشاء لوحات معلومات إدارية
- تكامل مع Active Directory دون الحاجة لإنشاء حسابات منفصلة
- تكامل مع Microsoft Skype for Business
- قابلية التخصيص وفق احتياجات المؤسسة
التقارير في نظام إدارة المهام
- إجمالي عدد المهام
- عدد المهام حسب الحالة
- عدد المهام النشطة لكل مستخدم (غير المنفذة + قيد التنفيذ)
- عدد المهام المكتملة لكل مستخدم
- مؤشرات أداء المهام مثل الجودة، الوقت، والإبداع
- عدد المهام لكل وحدة أو قسم
- إجمالي ساعات العمل المنجزة (Man-hours)
ميزات النظام على منصة SharePoint
- إدارة جدولة المهام مع تحديد المواعيد والتذكيرات لتقليل التأخير
- متابعة تقدم المهام ونسبة الإنجاز لكل مهمة
- تعزيز العمل الجماعي وتنفيذ المهام بشكل متزامن بين أعضاء الفريق
- تكامل كامل مع أدوات Microsoft مثل Office، Outlook، Exchange، Skype وغيرها
- إدارة مركزية للمهام عبر لوحة واحدة
- التحكم في الصلاحيات لحماية المعلومات الحساسة
- تخصيص النظام وفق متطلبات كل مؤسسة
- رفع الإنتاجية من خلال تحسين العمليات وتقليل الهدر
- تحسين التعاون وتسهيل مشاركة المعلومات بين الفرق
- تعزيز الشفافية عبر تقارير دقيقة لمتابعة المهام والمشاريع
- قابلية التوسع والمرونة مع تغير احتياجات المؤسسة
- إرسال تذكيرات تلقائية لمنع نسيان المهام
- إدارة المستندات والملفات المرتبطة بكل مهمة
- استخدام فلاتر وبحث متقدم للوصول السريع
- عرض المهام بصيغ متعددة (قائمة، تقويم، كانبان)
- إشعارات عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية
- حفظ سجل كامل للمهام لمتابعة التغييرات والإجراءات
- إدارة المرفقات المرتبطة بكل مهمة
- إمكانية التكامل مع أدوات Microsoft الأخرى مثل Power BI وOneDrive