نظام إدارة المراسلات
المراسلات الإدارية لا تكون موثوقة إلا عندما تتم عمليات تسجيلها، متابعتها، أرشفتها والوصول إليها ضمن مسار واضح ومحدد.
يساعد نظام الأمانة والمراسلات الإدارية من Nova Era على إدارة المراسلات الواردة والصادرة، الأرشفة، الإحالة، والتقارير ضمن هيكل منظم، قابل للبحث، وقابل للتحكم.
تقييم مسار النمو الخاص بكم
إذا كنتم ترغبون، قبل الإنفاق، في معرفة أي مسار يؤدي فعلاً إلى نموكم، فلنبدأ الحوار من خلال تقييم استراتيجي.
أتمتة أخرى
التعرّف على نظام إدارة المراسلات الإدارية
نظام الأمانة والمراسلات هو حل مؤسسي لإدارة تسجيل وتصنيف وأرشفة ومتابعة المراسلات والكتب الرسمية.
يقوم هذا النظام بتحويل أعمال الأمانة من نمطها التقليدي المتفرق والمعتمد على المتابعة اليدوية إلى بيئة مركزية متكاملة، تشمل:
- تسجيل المراسلات الواردة والصادرة
- الترقيم الآلي
- الأرشفة المنظمة
- البحث المتقدم
- إعداد التقارير
والنتيجة:
وصول أسرع للمعلومات، تقليل الأخطاء، تنظيم أفضل لسير المراسلات، وتحكم أدق في الوثائق الإدارية داخل المؤسسة.
ميزات نظام الأمانة والمراسلات
- تعريف الهيكل التنظيمي للمؤسسة
- إنشاء دليل جهات اتصال لاستخدامه في تسجيل بيانات المستلمين وطباعة المظاريف
- تعريف مراكز الأرشفة
- إعداد نماذج وهيكلية أرقام المراسلات
- تعريف عدد غير محدود من المستخدمين
- تحديد مستويات الصلاحيات للمستخدمين
- تعريف أمانة واحدة أو عدة أمانات
- تعريف ملفات أرشفة (Binders) متعددة
- تسجيل المراسلات الصادرة
- تسجيل المراسلات الواردة
- تحديد الموقع الفيزيائي لحفظ المراسلات وملفات الأرشفة
- تسجيل كامل بيانات المراسلات، بما يشمل: نوع المراسلة، التصنيف، الأولوية، الموضوع، تاريخ التسجيل، رقم الخطاب، رقم القيد، الملخص، النسخ، وغيرها
- تعريف البيانات الأساسية للنظام مثل أنواع المراسلات، التصنيفات، الأولويات، الحالات، المناصب، والأمانات
- الوصول إلى المراسلات المرتبطة بكل خطاب (تابع، إشارة، عطف)
- أرشفة المراسلات
- البحث البسيط والمتقدم في جميع المراسلات بناءً على كافة الحقول
- إرفاق ملف أو عدة ملفات مع كل مراسلة
- تصفية المراسلات حسب السنة
- تحديد أولوية المراسلات (عادي، عاجل، وغيرها)
- تعريف أنواع موضوعات المراسلات (عام، تعميم، محضر اجتماع، وغيرها)
- الترقيم التلقائي (رقم القيد) وتسجيل التاريخ
- تسجيل وعرض المراسلات المرتبطة (تابع، رد، إشارة)
- عرض المراسلات مباشرة عبر المتصفح
- تقارير عن المراسلات الواردة والصادرة
- إعداد تقارير متنوعة حسب: رقم الخطاب، التاريخ، المرسل، المستلم، النسخ، الموضوع، عدد المراسلات، وغيرها
- نظام يعمل بالكامل عبر الويب مع دعم عدد غير محدود من المستخدمين
- قابلية التخصيص وإمكانية إضافة وحدات (Modules) جديدة حسب احتياجات المؤسسة مستقبلاً